1. Commencer par bien définir votre « stock de tradeshow »

Avant de parler douanes, il faut savoir ce que vous envoyez et ce que vous comptez en faire :

1. Matériel de stand

   • kiosque, structure, meubles, TV, bannières, éclairage, etc.

   • habituellement : revient au Canada → temporaire (TIB ou ATA Carnet).

2. Produits de démonstration

   • machines, prototypes, vêtements échantillons, etc.

   • souvent : reviennent après le salon → temporaire (TIB ou ATA Carnet).

3. Échantillons et goodies qui seront distribués

   • brochures, catalogues, stylos, t-shirts, produits à déguster, etc.

   • restent aux États-Unis → entrée en consommation (importation définitive). 

4. Ventres sur place / commandes avec livraison sur place

   • produits vendus directement à des clients lors du salon.

   • entrée en consommation (pas admissible au TIB / Carnet). 

5. Équipement personnel / outils de travail

   • laptops, outils, matériel photo… parfois admissibles dans d’autres régimes temporaires (outils de travail, etc.). 

Votre plan douanier sera presque toujours un mélange de :

• un flux temporaire (ce qui revient)

• un flux définitif (ce qui reste / est donné / vendu). 

2. Choisir la bonne stratégie douanière

2.1. Option 1 – ATA Carnet

L’ATA Carnet est une sorte de « passeport pour marchandises » qui permet de faire entrer temporairement des biens aux États-Unis sans payer droits ni taxes, à condition de les réexporter dans les délais. 

À utiliser surtout pour :

• matériel de stand;

• équipements de démonstration;

• prototypes, échantillons non consommés, etc.

Avantages :

• un seul document pour plusieurs voyages et plusieurs pays pendant 12 mois; 

• formalités douanières souvent plus rapides;

• évite de déposer plusieurs cautions / bonds.

Limites :

• ne couvre pas les biens vendus, donnés, consommés ou laissés sur place; 

• frais de Carnet (émission, caution);

• tout le stock listé doit être réexporté ou ré-admis correctement.

2.2. Option 2 – Temporary Importation under Bond (TIB – sous-position 9813 HTSUS)

Le TIB (Temporary Importation under Bond) est l’autre grand outil pour les importations temporaires : on importe sous caution, sans payer droits ni taxes, avec l’engagement de réexporter ou détruire les marchandises dans le délai prévu (max. 3 ans avec prolongations). 

Pour les tradeshows, on utilise notamment :

• 9813.00.20 – samples for trade shows (échantillons pour salons, sans give-aways) 

• 9813.00.50 – tools of trade (outils de travail, équipements)

• 9813.00.70 / 9813.00.75 – articles d’exposition / véhicules show

Conditions clés :

• les marchandises ne doivent pas être vendues ni données;

• elles doivent être réexportées ou détruites dans le délai autorisé;

• un bond de 2x les droits et taxes théoriques est déposé;

• la preuve de réexportation est essentielle pour faire annuler le bond (connaissements, manifestes, formulaires CBP, etc.). 

Si une partie du stock sous TIB ne peut pas être prouvée comme réexportée ou détruite, CBP peut exiger des dommages liquidés sur la totalité du TIB, pas seulement sur l’article manquant. 

2.3. Option 3 – Entrée en consommation (importation définitive)

Pour les marchandises qui vont rester aux États-Unis (goodies, brochures, produits distribués, ventes sur place), il faut une entrée de consommation (consumption entry). 

Caractéristiques :

• déclaration classique (Entry Type 01) via un courtier;

• paiement de droits de douane, taxes et frais (MPF, etc.);

• pas d’obligation de réexporter.

La même entreprise utilise très souvent TIB / Carnet pour le matériel et entrée en consommation pour les giveaways et échantillons distribués. 

3. Structurer vos envois de stock de tradeshow

3.1. Séparer ce qui revient / ce qui reste

Bonne pratique : prévoir au moins deux factures :

1. Facture A – Temporaires (TIB / Carnet)

   • kiosque, bannières, équipements, produits de démonstration qui reviennent;

   • marquer clairement :

     • « Temporary import for trade show – Not for sale – To be re-exported »;

   • valeurs réalistes (valeur marchande ou valeur pour douane, selon le cas). 

2. Facture B – Définitifs (consommation)

   • brochures, cadeaux, échantillons distribués, marchandise vendue;

   • marquer au besoin :

     • « Promotional items – To remain in the U.S. »;

   • classifications HTSUS distinctes au besoin.

Ne jamais mettre des giveaways sur la facture TIB/Carnet – ils ne sont pas admissibles et peuvent compromettre le régime temporaire. 

4. Documentation à préparer

4.1. Facture commerciale / pro forma

Pour chaque flux (temporaire / définitif) :

• description détaillée (matière, usage, modèle, numéros de série si critique);

• code HTSUS (vos codes SH Canada seront convertis en HTSUS par le courtier si besoin); 

• pays d’origine de chaque article;

• valeur unitaire et totale;

• conditions de vente (Incoterms);

• mention claire si :

  • temporaire (TIB / Carnet, « not for sale »);

  • ou consommation (échantillons promotionnels, etc.).

4.2. Liste de colisage

• numéro de colis, dimensions, poids brut/net;

• correspondance avec les lignes de factures;

• repérage facile pour les inspections CBP.

4.3. Preuves de participation au salon

• contrat d’exposition;

• confirmation d’exposant (organisateur);

• documentation indiquant dates et lieu du salon. 

CBP les mentionne explicitement comme éléments utiles pour l’entrée des marchandises de tradeshow. 

4.4. Coordonnées et identifiants du destinataire

Pour une entrée formelle :

• coordonnées de l’importer of record aux États-Unis;

• numéro fiscal américain (EIN / numéro d’importateur) souvent exigé par le courtier ou le transporteur pour les envois > 2 500 $ US.
  

• le numéro fiscal se doit d'être celui du lieu de destination (ultimate consignee). Ce dernier se retrouve habituellement dans le cahier de l'exposant. Sinon, demandez à l'organisateur.

Votre client ou distributeur américain doit généralement fournir son EIN pour les formalités (douane et, côté export Canada, dépôt d’EEI selon les cas).

5. Parcours type pour un stock de tradeshow vers les États-Unis

8–12 semaines avant le salon

• Confirmer si vous utilisez un ATA Carnet ou un TIB (ou les deux + entrée consommation). 

• Vérifier si votre produit est soumis à d’autres agences (FDA, USDA, FCC, etc., ex. nourriture, boissons, cosmétiques). 

• Choisir un courtier en douane américain familier avec les tradeshows. 
  

4–6 semaines avant

• Classer les produits (codes HTSUS provisoires);

• Préparer les projets de factures A (temporaires) et B (définitifs);

• Vérifier que :

  • tous les articles temporaires sont « not for sale »;

  • les échantillons à donner sont bien sur la facture consommation.
    

À l’export du Canada

• Si Carnet : le faire émettre et viser avant le départ; 

• Si TIB : organiser avec le courtier la déclaration TIB et la mise en place du bond; 

• Transmettre au transporteur / courtier :

  • factures, liste de colisage, preuve de salon, coordonnées du destinataire.

À l’arrivée aux États-Unis

• Présentation du Carnet ou des données TIB à CBP; 

• Possibilité d’inspection physique (prévoir un emballage permettant d’ouvrir/refermer facilement);

• CBP valide l’entrée :

  • TIB / Carnet pour le matériel temporaire;

  • entrée consommation pour les échantillons distribués.

Après le salon – retour du stock

Critique pour le TIB / le Carnet :

• répertorier ce qui revient vs ce qui a été consommé/détruit;

• organiser le retour (mêmes références d’articles que sur l’entrée);

• conserver la preuve de réexportation :

  • connaissements, airway bills, manifestes export;

  • formulaires CBP (p. ex. CBP Form 3495 pour destruction, si applicable); 

• faire viser le Carnet à la sortie et à la ré-importation au Canada;
  

• s'assurer que le transporteur annule le TIB.

6. Pièges fréquents et bonnes pratiques

Pièges fréquents : 

• mélanger sur la même facture des articles temporaires et des giveaways;

• oublier de marquer les articles sous TIB/Carnet comme « not for sale »;

• perdre la traçabilité (numéros de série, quantités exactes, colis);

• ne pas respecter les délais de réexportation (TIB ou Carnet);

• assumer à tort que l’ACEUM dispense de toute formalité (l’ACEUM concerne les droits de douane, pas les régimes temporaires).

Bonnes pratiques :

• travailler avec un courtier habitué aux tradeshows Canada–USA;

• créer un tableau de suivi de stock par numéro d’article, quantité envoyée, utilisée, retournée;

• conserver un dossier complet (factures, preuves d’export/import, correspondance avec le courtier);

• pour les salons récurrents, standardiser vos listes d’articles et vos stratégies (mêmes codes, mêmes descriptions).

7. Ressources utiles (anglais)

• CBP – Trade Shows – Exhibiting a Product (checklist officielle) CBP Help Center

• CBP – Temporary Importation under Bond (TIB) U.S. Customs and Border Protection

• CBP – Trade Fair Entry (Entry Type 24) eCFR

• U.S. International Trade Administration – ATA Carnet Trade.gov
  

• Inscription au carnet ATA via la chambre de commerce du Canada carnet ATA